Der VDIV Deutschland macht die betriebliche Altersvorsorge (bAV) zur Chefsache für seine Mitglieder. Der Spitzenverband der Immobilienverwalter will kleine und mittelständische Verwaltungsunternehmen auf gesetzliche Anforderungen vorbereiten – denn die bAV ist für viele Betriebe ein Blindspot mit erheblichen Haftungsrisiken.
Gesetzliche Pflichten werden oft unterschätzt
Arbeitgeber in der Immobilienverwaltung müssen seit Jahren die Entgeltumwandlung anbieten. Wer das versäumt oder falsch umsetzt, haftet persönlich. Die gesetzlichen Anforderungen betreffen jeden Arbeitgeber – unabhängig von der Unternehmensgröße. Gerade kleinere Verwaltungsunternehmen, die sich um Wohnungseigentümergemeinschaften und Mietbestände kümmern, haben oft keine Personalabteilung und verlassen sich auf externe Steuerberater oder Lohnbüros.
Das Problem: Diese externen Dienstleister beraten selten proaktiv zur bAV. Fehler oder Unterlassungen fallen häufig erst auf, wenn Mitarbeiter Ansprüche geltend machen oder eine Betriebsprüfung stattfindet. Dann kann es teuer werden – Nachzahlungen, Zinsen, Strafzuschläge und im Extremfall Haftung aus Pflichtverletzung drohen.
Warum die bAV für Verwalter eine Herausforderung ist
Immobilienverwaltungen sind oft mittelständisch strukturiert. Der Fokus liegt auf dem Tagesgeschäft: Instandhaltungsmaßnahmen, Nebenkostenabrechnungen, Eigentümerversammlungen. Personalthemen wie die betriebliche Altersvorsorge geraten dabei in den Hintergrund. Dabei gibt es gleich mehrere Fallstricke:
- Informationspflicht: Arbeitgeber müssen Beschäftigte aktiv über die Möglichkeit der Entgeltumwandlung aufklären – und das nachweisbar dokumentieren.
- Zuschuss zur Entgeltumwandlung: Seit 2022 müssen Arbeitgeber bei Entgeltumwandlung 15 Prozent Zuschuss zahlen, wenn sie Sozialversicherungsbeiträge sparen. Die Pflicht gilt für alle Neuzusagen und seit 2024 auch für Altverträge.
- Versorgungszusage und Haftung: Wählt der Arbeitgeber die Direktversicherung oder Pensionskasse aus, haftet er subsidiär, wenn der Versorgungsträger nicht leistet.
- Dokumentation und Auskunftspflicht: Mitarbeiter haben Anspruch auf jährliche Standmitteilungen über ihre erworbenen Anwartschaften. Fehlt die Dokumentation, kann das als Pflichtverletzung gewertet werden.
Viele Inhaber von Verwaltungsunternehmen wissen nicht einmal, dass sie zur Prüfung der Versorgungswerke verpflichtet sind – etwa wenn eine Pensionskasse in Schieflage gerät. Der VDIV will hier Abhilfe schaffen.
Was bietet der VDIV konkret an Unterstützung?
Der Verband hat die bAV auf seine Agenda gesetzt, weil die Nachfrage aus der Mitgliedschaft gestiegen ist. Konkret bietet der VDIV Informationsmaterial, Webinare und Praxisleitfäden an, die speziell auf die Situation von Immobilienverwaltungen zugeschnitten sind. Die Initiative richtet sich besonders an Betriebe, die bisher keine systematische Personalentwicklung aufgebaut haben.
Ein zentrales Angebot sind standardisierte Checklisten zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten: Welche Fristen gelten? Welche Dokumentation ist erforderlich? Wie kommuniziert man die Entgeltumwandlung an neue Mitarbeiter? Der VDIV setzt zudem auf Kooperationen mit spezialisierten Versicherungsmaklern und Rechtsberatern, die die Branchenstrukturen kennen. Ziel ist, Verwaltungsunternehmen eine Rundum-Betreuung anzubieten – vom ersten Informationsgespräch bis zur Implementierung eines Versorgungsmodells.
Digitalisierung erleichtert bAV-Verwaltung
Die Digitalisierung von HR-Prozessen erleichtert auch die Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge. Softwareanbieter wie Aareon bieten mittlerweile Module an, die bAV-Zusagen, Entgeltumwandlungen und Zuschussberechnungen automatisiert erfassen. Solche Tools verschaffen Verwaltungsunternehmen Rechtssicherheit und Transparenz – sowohl gegenüber Mitarbeitern als auch gegenüber Prüfern. Der VDIV empfiehlt seinen Mitgliedern, bei der Auswahl von Property-Management-Software auch auf integrierte Personallösungen zu achten.
Die Zertifizierungspflicht für Immobilienverwalter steht ebenfalls in Zusammenhang mit der bAV-Thematik: Zertifizierte Verwalter müssen nachweisen, dass sie arbeitsrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten kennen und umsetzen. Betriebliche Altersvorsorge gehört dazu.
Haftungsrisiken nicht auf die leichte Schulter nehmen
Wer als Geschäftsführer oder Inhaber einer Immobilienverwaltung die bAV ignoriert, riskiert nicht nur Strafzahlungen, sondern auch Reputationsschäden. Fachkräftemangel ist in der Branche spürbar – qualifizierte Immobilienkaufleute, Buchhalter und technische Hausverwalter sind gesucht. Wer keine attraktiven Arbeitsbedingungen bietet, verliert im Wettbewerb um Personal. Die betriebliche Altersvorsorge ist heute ein Hygienefaktor im Employer Branding.
Hinzu kommt: Mitarbeiter sind heute besser informiert. Online-Portale, Fachforen und Verbraucherschützer klären über Arbeitnehmerrechte auf. Wenn ein Verwalter seine Informationspflicht zur bAV nicht erfüllt, kann das schnell öffentlich werden – etwa in Arbeitgeberbewertungsportalen. Der VDIV will mit seiner Initiative auch einem möglichen Imageproblem der Branche vorbeugen.
Fazit: Jetzt handeln, bevor der Prüfer kommt
Die betriebliche Altersvorsorge ist keine Kür, sondern Pflicht. Kleine und mittelständische Immobilienverwaltungen sollten die Unterstützung des VDIV nutzen, um sich rechtssicher aufzustellen. Wer die bAV als bloße Bürokratie abtut, riskiert Haftung und verliert qualifiziertes Personal. Der Verband bietet praxisnahe Werkzeuge – von Checklisten über Webinare bis zur Vermittlung spezialisierter Berater. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Versäumnisse nachzuholen und die bAV systematisch ins Personalmanagement zu integrieren.
Weitere Informationen zur Unterstützung des VDIV finden Mitglieder auf der Website des Verbands. Auch die Themen Hausgeld-Verwaltung und rechtssichere Verträge spielen in der täglichen Arbeit von Immobilienverwaltern eine zentrale Rolle – und sollten mit der gleichen Sorgfalt behandelt werden wie die bAV.
